zrealizować wydarzenie we współpracy z podmiotem zewnętrznym (instytucja naukowa, kulturalna, rządowa, samorządowa itp.) zwanym dalej „współorganizatorem"; przypadek ten nie wyklucza również współpracy z Sekcją Organizacji Konferencji Działu Promocji i Informacji;
zlecić realizację wydarzenia podmiotowi zewnętrznemu, którego przedmiotem działalności jest organizacja wydarzeń, w drodze zamówienia zgodnego z procedurami zakupu obowiązującymi na Uniwersytecie Jagiellońskim; sytuacja ta może mieć miejsce tylko w przypadku braku możliwości zorganizowania wydarzenia we współpracy z Sekcją.
Organizatorem wydarzenia jest osoba, która koordynuje w imieniu jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego organizację wydarzenia.
Jeżeli element programu wydarzenia ma charakter imprezy artystycznej, rozrywkowej lub sportowej, o których mowa w Procedurze dotyczącej zapewnienia bezpieczeństwa imprez organizowanych w Uniwersytecie Jagiellońskim wprowadzonej zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego, organizator wydarzenia zobowiązany jest do zastosowania się do zapisów tej Procedury.
Organizacja wydarzenia przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego samodzielnie, we współpracy z podmiotem zewnętrznym lub zlecenie realizacji wydarzenia podmiotowi zewnętrznemu
Na wydarzenie organizowane samodzielnie przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego zakładane jest zlecenie w systemie SAP. Podstawą do założenia wyodrębnionego zlecenia oraz budżetu na organizację wydarzenia jest kosztorys zaakceptowany przez Kwestora UJ.
Wpływów i wydatków z wydarzenia nie należy ujmować w planie wpływów i wydatków jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego na dany rok budżetowy.
Wszelkie zmiany we wpływach i wydatkach powodujące spadek wpływów lub wzrost wydatków z tytułu wydarzenia wymagają przedstawienia aktualizacji kosztorysu do akceptacji Kwestora UJ.
Po zakończeniu wydarzenia jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego w terminie miesiąca po miesiącu, w którym odbyło się wydarzenie, ma obowiązek złożyć w Dziale Budżetowania, Kontrolingu i Analiz oświadczenie o zakończeniu realizacji wydarzenia, którego wzór określa załącznik nr 4. Na podstawie złożonego oświadczenia Dział Budżetowania, Kontrolingu i Analiz zamyka zlecenie wyodrębnione dla organizacji wydarzenia.
Wszelkie zmiany terminu rozliczenia należy zgłaszać w formie pisemnej do akceptacji Kwestora UJ wraz z uzasadnieniem.
Ewentualne środki pozostałe z tytułu organizacji wydarzenia zostaną przekazane na MPK jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego organizującej wydarzenie, jako pozostałe wpływy.
W przypadku realizacji wydarzenia we współpracy z podmiotem zewnętrznym, konieczne jest podpisanie umowy o współpracy ze współorganizatorem (współorganizatorami). Umowa o współpracy powinna określać wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa powinna być zaparafowana przez radcę prawnego.
W przypadku zlecenia realizacji wydarzenia podmiotowi zewnętrznemu, konieczne jest podpisanie umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa powinna być zaparafowana przez radcę prawnego. Kosztorys wydarzenia sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 1 stanowi integralną część umowy.
Pobieranie wpisowego, wystawianie faktur dla uczestników, przygotowanie dokumentów w przypadku zwrotu kosztów podróży dla zaproszonych gości, przygotowanie dokumentów związanych z zawarciem umów o dzieło i umów zlecenia z wykonawcami, przygotowanie innych niezbędnych do rozliczania dokumentów, zapewnia jednostka organizacyjna UJ realizująca wydarzenie.
Organizacja wydarzenia przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego we współpracy z Sekcją Organizacji Konferencji
Sekcja przyjmuje zlecenia na kompleksową organizację wydarzenia, w którym uczestniczy powyżej 60 osób. W przypadku pozostałych wydarzeń Sekcja oferuje profesjonalne doradztwo, a ewentualna kompleksowa ich organizacja uzależniona jest od rocznego harmonogramu pracy Sekcji.
W porozumieniu z jednostką organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego Sekcja zapewnia koordynację poniższych prac:
uzgadnianie kosztorysu wydarzenia;
rezerwacja sal na obrady, rezerwacja miejsc hotelowych i koordynacja zakwaterowania;
organizacja wyżywienia i uroczystych przyjęć;
oprawa plastyczna;
transport dla uczestników wydarzenia;
tłumaczy symultanicznych oraz sprzęt do tłumaczenia symultanicznego;
organizacja programu turystycznego (wycieczki, zwiedzanie miasta);
przygotowanie materiałów konferencyjnych;
rejestracja on-line uczestników przy pomocy specjalnego systemu do rejestracji uczestników;
obsługa administracyjna i finansowa: pobieranie wpisowego (także płatności kartą kredytową), wystawianie faktur dla uczestników, zwroty kosztów podróży dla zaproszonych gości, przygotowanie umów o dzieło i umów zlecenia z wykonawcami, rozliczanie kosztów całości wydarzenia itp.
Wpływów i wydatków z wydarzenia nie należy ujmować w planie wpływów i wydatków jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego na dany rok budżetowy.
Wszelkie zmiany we wpływach i wydatkach powodujące spadek wpływów lub wzrost wydatków z tytułu wydarzenia wymagają przedstawienia aktualizacji kosztorysu do akceptacji Kwestora UJ.
W przypadku realizacji wydarzenia we współpracy z podmiotem zewnętrznym, konieczne jest podpisanie ze współorganizatorem (współorganizatorami) umowy o współpracy określającej prawa i obowiązki każdej ze stron. Umowa powinna być zaparafowana przez radcę prawnego.